Externer Datenschutzbeauftragter – Was ist das?
Pflichten, Vorteile und warum ein externer DSB für KMU die bessere Wahl ist.
Was ist ein externer Datenschutzbeauftragter?
Ein externer Datenschutzbeauftragter (ext. DSB) ist eine unabhängige Fachperson, die von einem Unternehmen beauftragt wird, die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften zu überwachen. Im Gegensatz zum internen DSB – einem eigenen Mitarbeiter – ist der externe DSB nicht im Unternehmen angestellt, sondern wird auf Basis eines Dienstleistungsvertrags tätig.
Die rechtliche Grundlage für die Benennung ergibt sich aus Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG. Seit der Einführung der DSGVO im Mai 2018 hat der Datenschutzbeauftragte deutlich mehr Bedeutung und Verantwortung gewonnen.
Wer muss einen DSB benennen?
Die Benennung ist gesetzlich verpflichtend in folgenden Fällen:
- Mindestens 20 Personen beschäftigen sich ständig mit automatisierter Verarbeitung personenbezogener Daten (§ 38 Abs. 1 BDSG)
- Das Unternehmen verarbeitet besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten, biometrische Daten) gemäß Art. 9 DSGVO
- Es werden Daten zur Analyse oder Profilbildung geschäftsmäßig verarbeitet (§ 38 Abs. 1 BDSG)
- Es liegen Videoüberwachung oder Scoring-Verfahren vor
Auch ohne gesetzliche Pflicht kann die freiwillige Benennung eines DSB sinnvoll sein – als Vertrauenssignal gegenüber Kunden und Geschäftspartnern.
Was macht ein Datenschutzbeauftragter konkret?
Intern vs. Extern – Der Vergleich
| Kriterium | Interner DSB | Externer DSB (TemQ) |
|---|---|---|
| Kosten | Gehalt + Weiterbildung + Zeitaufwand | Faire Monatspauschale – planbar |
| Unabhängigkeit | ⚠ Interessenkonflikt möglich (Art. 38 DSGVO) | ✓ Vollständig unabhängig |
| Fachkompetenz | Muss aufgebaut & aktuell gehalten werden | ✓ Spezialisierung, laufende Weiterbildung |
| Verfügbarkeit | Abhängig von Urlaub, Krankheit, Kündigung | ✓ Kontinuierliche Betreuung garantiert |
| Haftung | Unternehmen bleibt haftbar | ✓ Klar geregelt im Bestellungsvertrag |
Wie läuft die Benennung als DSB ab?
Die Benennung eines externen DSB ist einfacher als viele denken:
- Abschluss eines Bestellungsvertrags zwischen Unternehmen und DSB
- Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde (in NRW: LDI NRW, Düsseldorf)
- Information der Beschäftigten über die Benennung und Kontaktdaten
- Veröffentlichung der Kontaktdaten des DSB auf der Unternehmenswebsite
Bei TemQ erledigen wir das gemeinsam – der gesamte Benennungsprozess dauert meist weniger als einen Arbeitstag.
Warum TemQ als Ihr externer DSB?
Ich biete kleinen und mittleren Unternehmen in Viersen, Mönchengladbach, Krefeld und Erkelenz eine persönliche, faire und pragmatische Datenschutzbetreuung:
- Hauptsitz in Viersen – ich bin persönlich vor Ort erreichbar
- Strukturierte DSGVO-Roadmap über ein modernes DSM-Tool
- Faire Monatspauschale – keine Stundensätze, keine Überraschungen
- Ergänzend: IT-Beratung über 4che | IT-Digitalisierungsberatung
Häufige Fragen zum externen DSB
Kann ein Geschäftsführer selbst als DSB fungieren?
Nein. Art. 38 Abs. 6 DSGVO schließt Interessenkonflikte aus – die Geschäftsführung darf nicht gleichzeitig DSB sein, da sie die Datenverarbeitung verantwortet und der DSB sie kontrollieren soll.
Was passiert wenn ich keinen DSB benenne, obwohl ich müsste?
Die zuständige Aufsichtsbehörde kann Bußgelder von bis zu 10 Mio. € verhängen. Zudem haftet die Geschäftsführung persönlich für DSGVO-Verstöße.
Wie lange ist ein externer DSB gebunden?
Der Bestellungsvertrag kann mit einer Frist von einem Jahr gekündigt werden (§ 38 Abs. 2 BDSG). Ich biete faire Vertragslaufzeiten ohne versteckte Bindungsklauseln.
Ist ein externer DSB günstiger als ein interner?
Fast immer ja. Ein interner DSB bindet Personalkosten, Weiterbildungszeit und bringt rechtliche Risiken. Eine faire Monatspauschale für einen externen DSB ist für die meisten KMU die wirtschaftlich sinnvollere Lösung.
Bereit, mich als Ihren externen DSB zu benennen?
Kostenloses Erstgespräch – in 30 Minuten haben Sie Klarheit. Für KMU in Viersen, Mönchengladbach, Krefeld und Erkelenz.