„Können wir das nicht einfach unserer Büroleiterin übertragen?" Diese Frage höre ich regelmäßig – von Handwerksbetrieben in Krefeld, von Dienstleistern in Mönchengladbach, von kleinen GmbHs in Viersen. Die Idee klingt vernünftig: Jemand, der den Betrieb kennt, nimmt das Thema mit. Spart Geld, klingt pragmatisch.
Meistens ist es das nicht. Aber der Reihe nach.
Einen Mitarbeiter zum Datenschutzbeauftragten zu ernennen, ist grundsätzlich erlaubt – und in größeren Unternehmen auch durchaus sinnvoll. Aber es kommen Bedingungen mit, die viele unterschätzen.
Fachkunde. Der Datenschutzbeauftragte muss die nötige Fachkenntnis mitbringen (Art. 37 Abs. 5 DSGVO). Das ist kein Ehrentitel – derjenige muss das Datenschutzrecht kennen, aktuelle Entwicklungen verfolgen und in der Lage sein, deinen Betrieb zu beraten. Dafür braucht es Weiterbildung, regelmäßige Fortbildungen und Zeit zum Einarbeiten.
Unabhängigkeit. Wer die IT verantwortet, kann nicht gleichzeitig die Datenschutzkonformität dieser IT kontrollieren. Wer die Personalabteilung leitet, darf nicht zugleich die Datenschutzaufsicht über die Personalverwaltung führen. Das sind keine akademischen Probleme – das sind Interessenkonflikte, die die DSGVO ausdrücklich ausschließt. In kleinen Betrieben mit wenig Personal ist ein wirklich unabhängiger interner DSB kaum zu realisieren.
Kündigungsschutz. Ein bestellter interner DSB genießt besonderen Kündigungsschutz – ein Jahr über das Ende der Funktion hinaus. Das ist wichtig zu wissen, bevor man jemanden einfach „mal eben" benennt.
Ressourcen. Der Datenschutzbeauftragte braucht Zeit, Zugang zu allen relevanten Stellen im Unternehmen und die Mittel, seine Aufgaben tatsächlich wahrzunehmen. In kleinen Betrieben, wo alle ohnehin ausgelastet sind, ist das oft nicht realistisch.
Ein externer Datenschutzbeauftragter wird auf Basis eines Dienstleistungsvertrags beauftragt. Er bringt seine eigene Fachkunde mit, hält sich selbst auf dem Laufenden und hat keinen Interessenkonflikt mit dem Betriebsalltag – weil er kein Mitarbeiter ist.
Was du bekommst: Fachkompetenz ohne Schulungsaufwand, Unabhängigkeit ohne interne Reibung, Verfügbarkeit ohne Urlaubsvertretung und eine klare vertragliche Regelung der Haftungsfragen.
Was du nicht bekommst: Jemanden, der täglich im Betrieb ist. Ein externer DSB kennt dein Unternehmen gut – aber nicht so wie ein Mitarbeiter, der seit zehn Jahren dabei ist. Das ist kein Nachteil, wenn die Zusammenarbeit gut strukturiert ist: regelmäßige Meetings, klare Kommunikationswege, ein DSM-Tool das alle relevanten Informationen zusammenhält.
Die Kostenfrage ist meistens der Haupteinwand. Tatsächlich ist ein externer DSB für die meisten kleinen Betriebe günstiger als ein interner – wenn man Weiterbildungskosten, den Zeitaufwand des Mitarbeiters und das Haftungsrisiko bei fehlerhafter Ausübung einrechnet. Eine faire Monatspauschale für einen externen DSB ist planbar und transparent.
Für kleine Betriebe bis etwa 50 Mitarbeiter – also die meisten KMU in der Region Viersen, im Kreis Heinsberg oder in Mönchengladbach – ist der externe DSB fast immer die bessere Wahl. Die Gründe: zu wenig Personal für echte Unabhängigkeit, zu wenig Zeit für die nötige Fachkunde, zu viel Risiko bei falscher Ausübung.
Ab einer gewissen Größe – und vor allem wenn Datenschutz zu einem echten Kernthema des Unternehmens wird (z. B. bei IT-Dienstleistern oder Unternehmen mit sehr hohem Datenvolumen) – kann ein interner DSB mit einem externen Berater als Sparringspartner sinnvoll sein.
Die gute Nachricht: Du musst das nicht allein entscheiden. Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam, was für deine Situation passt – ohne dass ich dir dabei etwas verkaufen will, das du nicht brauchst.
Die Büroleiterin aus dem Eingangsbeispiel? Sie hat jetzt eine klare Rolle: Sie ist Ansprechpartnerin im Betrieb für Datenschutzfragen, koordiniert mit mir, und muss sich selbst nicht durch Gesetze und Urteile wühlen. Das funktioniert gut. Und sie ist froh, dass der Hut nicht bei ihr ist.
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Manuel Forche · temq.de · Externer Datenschutzbeauftragter aus Viersen Für KMU in Viersen, Mönchengladbach, Krefeld und Erkelenz.
Nein. Die Geschäftsführung trägt die Verantwortung für die Datenverarbeitung – und der DSB soll diese Verarbeitung kontrollieren. Das ist ein direkter Interessenkonflikt, der gesetzlich ausgeschlossen ist.
Grundsätzlich ja, wenn die nötige Fachkunde vorhanden ist. Praktisch ist es aber oft keine gute Idee: Wer als Anwalt zugleich DSB ist, hat möglicherweise selbst wieder Interessenkonflikte – vor allem wenn er auch andere Mandate im Zusammenhang mit dem Betrieb hat.
Dann gibt es kurzfristig keinen DSB mehr – was bei einer gesetzlichen Pflicht ein Problem ist. Bei einem externen DSB ist die Kontinuität vertraglich geregelt und unabhängig von persönlichen Lebensumständen.
Bei TemQ ist die offizielle Benennung ab Tag 1 möglich – Bestellungsvertrag, Meldung an die Aufsichtsbehörde, fertig. Oft reicht ein einziges Gespräch um zu klären, ob es passt.
Das ist der erste Schritt. Bevor die Frage „intern oder extern" beantwortet werden kann, muss klar sein, ob überhaupt eine Pflicht besteht. Das klären wir gemeinsam – kostenlos und ohne Verpflichtung.
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