Stell dir vor, ein Handwerksbetrieb in Viersen mit 22 Mitarbeitern bekommt Post von der Landesdatenschutzbehörde. Betreff: Anfrage zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten. Der Inhaber, nennen wir ihn Thomas, denkt sich erst: „Datenschutz? Wir sind doch nur ein kleiner Betrieb." Zwei Wochen später sitzt er mit einem unguten Gefühl am Schreibtisch und googelt nachts um halb elf, ob ihn das wirklich betrifft.
Vielleicht geht es dir gerade ähnlich. Die gute Nachricht vorweg: Du musst das nicht im Kopf durchrechnen und auch nicht raten. Es gibt klare Regeln – und am Ende dieses Artikels weißt du, ob du betroffen bist.
Das eigentliche Problem ist selten die Pflicht selbst. Das Problem ist die Grauzone, in der viele Betriebe jahrelang schweben. Man hat das Thema „auf dem Schirm", schiebt es aber auf – weil es kompliziert wirkt, weil gerade Wichtigeres ansteht, weil niemand so genau weiß, ob es einen überhaupt betrifft.
Diese Unsicherheit kostet auf drei Ebenen. Erstens Nerven: Das ungute Gefühl im Hinterkopf, etwas Wichtiges zu vernachlässigen, verschwindet nicht von allein. Zweitens Geld: Wer erst handelt, wenn die Aufsichtsbehörde anklopft oder ein Mitarbeiter eine Beschwerde einreicht, zahlt im Zweifel deutlich mehr als jemand, der das Thema sauber vorbereitet hat. Und drittens Zeit: Im Ernstfall – etwa bei einer Datenpanne – musst du innerhalb von 72 Stunden reagieren. Ohne benannten Datenschutzbeauftragten und ohne Vorbereitung ist das ein Albtraum.
Die Wahrheit ist: Die meisten Betriebe, die ich im Kreis Viersen berate, sind betroffen – wissen es aber nicht genau. Und genau diese Klarheit lässt sich in wenigen Minuten herstellen.
Ein Datenschutzbeauftragter ist in Deutschland gesetzlich Pflicht, wenn mindestens einer dieser Punkte auf dich zutrifft:
1. Du beschäftigst mindestens 20 Personen, die regelmäßig mit personenbezogenen Daten am Computer arbeiten. Das ist die bekannteste Regel (§ 38 BDSG). Wichtig: Es zählen alle Personen, die ständig mit automatisierter Datenverarbeitung zu tun haben – also auch Teilzeitkräfte, Minijobber und der Chef selbst. Wer am Rechner E-Mails schreibt, Kundendaten pflegt oder Rechnungen bearbeitet, zählt mit.
2. Du verarbeitest besondere Kategorien von Daten. Dazu gehören Gesundheitsdaten, Daten zur ethnischen Herkunft, religiöse oder politische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit oder biometrische Daten. Arztpraxen, Pflegedienste, Physiotherapeuten – für sie gilt die Pflicht unabhängig von der Mitarbeiterzahl.
3. Deine Kerntätigkeit besteht in umfangreicher Überwachung oder Datenanalyse. Das betrifft zum Beispiel Unternehmen, die professionell Profilbildung, Scoring oder großflächige Videoüberwachung betreiben.
Trifft einer dieser Punkte zu, brauchst du einen Datenschutzbeauftragten. Trifft keiner zu, bist du nicht zur Benennung verpflichtet – die übrigen DSGVO-Pflichten (Datenschutzerklärung, Verarbeitungsverzeichnis, Auskunftsrechte) gelten aber trotzdem.
Viele kleine Betriebe denken: „Wir sind doch unter 20 Leute, also betrifft uns das nicht." Das stimmt oft – aber eben nicht immer. Der Klassiker ist die Arztpraxis mit fünf Angestellten, die felsenfest überzeugt ist, zu klein zu sein. Tatsächlich ist sie wegen der Patientendaten von Tag eins an verpflichtet. Genau solche Fälle begegnen mir in der Region Viersen und Mönchengladbach regelmäßig.
Falls die Checkliste bei dir angeschlagen hat, ist das kein Grund zur Panik. Die Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten ist unkomplizierter, als die meisten denken. Bei TemQ wirst du ab Tag 1 offiziell benannt – Bestellungsvertrag, Meldung an die Aufsichtsbehörde, fertig. Danach arbeiten wir die Themen in deinem Tempo ab, mit einer fairen Monatspauschale und ohne dass dein Team in Bürokratie versinkt.
Der Charme einer externen Lösung: Du musst niemanden im Betrieb dafür abstellen, ausbilden und haftbar machen. Du holst dir das Wissen von außen dazu – persönlich, vor Ort in der Region oder per Video.
Wenn du nach dieser Checkliste immer noch unsicher bist, ob dich die Pflicht trifft: Genau dafür gibt es das kostenlose Erstgespräch. In 30 Minuten klären wir gemeinsam, wo du stehst – ohne Fachchinesisch und ohne Verkaufsdruck.
Unsicher, ob du einen Datenschutzbeauftragten brauchst? Lass uns 30 Minuten sprechen – danach hast du Klarheit. 📞 02162 / 5472815 · 📧 kontakt@temq.de · → Kostenloses Erstgespräch
Manuel Forche · temq.de · Externer Datenschutzbeauftragter aus Viersen Für KMU in Viersen, Mönchengladbach, Krefeld und Erkelenz.
Nicht ganz. Die Pflicht zur *Benennung* entfällt zwar, aber alle anderen DSGVO-Pflichten bleiben bestehen. Du brauchst weiterhin eine korrekte Datenschutzerklärung, ein Verarbeitungsverzeichnis und musst Auskunftsanfragen beantworten können. Viele Betriebe benennen freiwillig einen externen DSB, weil sie diese Themen ohnehin geregelt haben wollen.
Ja. Es kommt nicht auf Vollzeitstellen an, sondern auf die Zahl der Köpfe, die regelmäßig mit personenbezogenen Daten am Rechner arbeiten. Vier Minijobber an der Rezeption zählen wie vier Personen.
Die Aufsichtsbehörde kann ein Bußgeld verhängen – theoretisch bis 10 Millionen Euro, in der Praxis bei KMU meist deutlich niedriger, aber spürbar. Schwerer wiegt oft, dass eine fehlende Benennung bei einer Prüfung oder Datenpanne als Versäumnis gewertet wird und andere Probleme nach sich zieht.
Nein, gesetzlich nicht. Aber ein Ansprechpartner aus der Region – etwa aus Viersen für Betriebe in Mönchengladbach, Krefeld oder Erkelenz – hat den Vorteil, dass er für Audits, Schulungen oder ein persönliches Gespräch unkompliziert vorbeikommen kann.
In der Regel nicht sauber. Der Datenschutzbeauftragte muss unabhängig sein und darf keine Aufgaben kontrollieren, die er selbst verantwortet. Wer die IT betreut, kann schlecht gleichzeitig die Datenschutz-Konformität dieser IT überwachen – das wäre ein Interessenkonflikt.
30 Minuten Erstgespräch – kostenlos, unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.